1. IDENTIFICACIÓN EMPRESARIAL
Esta política es desarrollada y aplicada por parte de Solutions & Payroll (en adelante, “La Sociedad”), persona jurídica de derecho privado, debidamente constituida conforme a las leyes aplicables en los países donde opera, cuya actividad principal es la prestación de servicios y actividades de asesoramiento empresarial y en materia de gestión, así como cualquier otra actividad económica lícita en los países donde tenga presencia.
La Sociedad podrá estar identificada mediante los registros mercantiles, tributarios o equivalentes en cada jurisdicción donde opere.
2. ALCANCE
Esta política es aplicable al tratamiento de datos personales que se encuentren almacenados en las bases de datos de Solutions & Payroll, y aplica a clientes, empleados, proveedores y demás titulares de datos en los países donde la Sociedad tenga presencia o realice operaciones.
El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a la legislación aplicable en cada jurisdicción, así como a los estándares corporativos definidos en la presente política.
3. MARCO LEGAL APLICABLE
Solutions & Payroll se acoge a las leyes de protección de datos personales aplicables en cada uno de los países donde opera, y procede conforme a las disposiciones normativas vigentes en cada jurisdicción.
4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Solutions & Payroll garantiza que el tratamiento de datos personales se realizará bajo los principios establecidos en la normativa aplicable en cada jurisdicción, incluyendo, entre otros: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
5. DEFINICIONES
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por la responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Cliente: persona natural o jurídica a la cual se le presta servicios profesionales en virtud de una relación comercial preexistente.
• Cookie: Archivo de texto que se almacena en el dispositivo del usuario para facilitar la navegación o analizar su comportamiento.
• Dato personal: Cualquier información asociada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
• Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutorias que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política,
las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Empleado: persona natural que presta servicios personales a la sociedad en virtud de un contrato de trabajo.
• Exempleado: persona natural que prestó servicios personales a la sociedad en virtud de un contrato de trabajo que terminó por cualquier causa.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Ley de protección de datos: corresponde a la normativa aplicable en materia de protección de datos personales en cada uno de los países donde la Sociedad opere, incluyendo en Colombia la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, o aquellas normas que las modifiquen, sustituyan o complementen.
• Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
• Proveedor: persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios a la sociedad en virtud de una relación comercial preexistente.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: Transferencia: envío de datos personales a un responsable del tratamiento ubicado dentro o fuera del país, de conformidad con la normativa aplicable en cada jurisdicción.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del país, con el fin de que un encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable.
• Visitante: toda persona natural que se encuentre en las instalaciones de la sociedad y que no tenga la calidad de empleado.
6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Solutions & Payroll podrá llevar a cabo el tratamiento de datos personales en el desarrollo de sus actividades en los países donde opera, de conformidad con su objeto social y la normativa aplicable en cada jurisdicción. Por esta razón, los contratos que se celebren con clientes se regirán por lo dispuesto en la presente política, o incluirán una cláusula que regule el tratamiento de la información a la que se acceda en virtud de este.
Solutions & Payroll con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo, podrá grabar y tomar audios, videos o fotos de clientes del desarrollo de éstos. Los cuales pueden ser utilizados por la sociedad en boletines, informes sectoriales y/o publicaciones.
6.1. FINALIDADES GENERALES APLICABLES A TODOS LOS TITULARES:
✓ Garantizar la seguridad física y lógica de la información y de los sistemas.
✓ Realizar auditorías internas y externas de cumplimiento.
✓ Hacer trazabilidad y monitoreo de accesos y actividades.
✓ Gestionar incidentes de seguridad.
✓ Prevenir el fraude y garantizar el cumplimiento normativo.
✓ Realizar transmisiones y transferencias a encargados y proveedores tecnológicos
(incluyendo servicios en la nube).
✓ Gestionar solicitudes de los titulares.
✓ Cumplir obligaciones contractuales, laborales y legales.
6.2. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PARA ASPIRANTES
✓ Recibir y almacenar la hoja de vida y demás documentos personales enviados durante la ejecución del proceso de selección y/o contratación.
✓ Verificar la información académica, laboral y referencias personales.
✓ Contacto para informe sobre avances o resultados del proceso de selección.
✓ Aplicar y evaluar pruebas psicotécnicas, técnicas, entrevistas u otros mecanismos de evaluación.
✓ Evaluar el perfil profesional, experiencia y competencias para el cargo.
✓ Conservar los datos personales por un período determinado para futuras convocatorias laborales, salvo manifestación expresa en contrario.
✓ Transmitir los datos personales a proveedores o terceros encargados de aplicar pruebas, evaluar perfiles o validar información.
✓ Transferir los datos a clientes, aliados o terceros, incluso ubicados en otros países, cuando sea necesario para el desarrollo del proceso de selección y/o contratación.
✓ Dar cumplimiento a obligaciones legales o requerimientos de autoridades competentes
6.3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PARA TRABAJADORES
✓ Gestionar la vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral, incluyendo todas las actividades necesarias para el desarrollo del objeto social de la empresa.
✓ Administrar la información del trabajador durante todas las etapas de la relación laboral, incluyendo la gestión documental correspondiente.
✓ Cumplir con obligaciones legales, laborales, tributarias, contables y de seguridad social, así como atender requerimientos de autoridades competentes.
✓ Gestionar procesos de nómina, liquidación y pago de salarios, prestaciones sociales, compensaciones y beneficios extralegales.
✓ Realizar afiliaciones, reportes y gestión ante el sistema de seguridad social integral, incluyendo EPS, ARL, AFP y cajas de compensación, así como la gestión de incapacidades.
✓ Desarrollar actividades de gestión de talento humano, tales como bienestar laboral, formación, evaluación de desempeño, clima organizacional y desarrollo profesional.
✓ Diseñar e implementar programas de bienestar corporativo y actividades dirigidas al trabajador y, cuando aplique, a su núcleo familiar.
✓ Gestionar el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), incluyendo la realización de exámenes médicos ocupacionales, la prevención de riesgos laborales y el seguimiento a condiciones de salud relacionadas con el trabajo.
✓ Asignar y administrar herramientas de trabajo, recursos tecnológicos y demás elementos necesarios para el desarrollo de las funciones del cargo.
✓ Cumplir con procesos de auditoría interna o externa, así como con requerimientos regulatorios o contractuales.
✓ Transmitir o compartir datos personales con terceros encargados del tratamiento, tales como aseguradoras, entidades del sistema de seguridad social, proveedores de servicios tecnológicos, operadores logísticos o de seguridad, entre otros, cuando sea necesario para el desarrollo de la relación laboral.
6.4.FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE TRABAJADORES VINCULADOS POR NUESTROS CLIENTES.
Solutions & Payroll tendrá un archivo en el cual se almacenarán los datos personales de los trabajadores vinculados laboralmente con los clientes que contraten servicios de outsourcing empresarial en administración de personal y nómina, durante las etapas de vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral.
Este tratamiento se realizará actuando Solutions & Payroll como encargado del tratamiento, en nombre y por cuenta del cliente, quien tendrá la calidad de responsable del tratamiento, conforme a la legislación aplicable en cada jurisdicción. Este archivo tendrá como finalidad lo siguiente:
a) Administrar los procesos de vinculación, ejecución y desvinculación laboral.
b) Gestionar la liquidación de nómina, pagos laborales, prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral.
c) Realizar pagos y reportes al sistema de seguridad social y demás entidades que correspondan según la normativa aplicable en cada país.
d) Cumplir obligaciones legales, laborales, fiscales, contables y de seguridad social a cargo del cliente.
e) Gestionar pagos a terceros, descuentos autorizados y reportes ante entidades gubernamentales, judiciales o administrativas.
f) Administrar información personal, financiera y laboral necesaria para la correcta prestación del servicio de outsourcing.
g) Servir como soporte para la expedición de certificaciones laborales u otros documentos requeridos por el titular o por disposición legal, de acuerdo con la normativa aplicable.
En todos los casos, Solutions & Payroll tratará los datos personales únicamente durante la vigencia de la relación contractual con el cliente y conforme a las instrucciones impartidas por este.
Una vez finalizada la relación comercial o cuando el cliente lo solicite, la información será entregada al cliente o al tercero que este designe, sin conservar copias, salvo cuando exista una obligación legal o contractual que exija su conservación.
En aquellos casos en que exista obligación de conservación, la información será mantenida bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad establecidas en la presente política y en la normativa aplicable.
6.5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES O DE PERSONAS CON QUIENES SE TENGAN UNA RELACIÓN COMERCIAL O DE CAPACITACIÓN.
Solutions & Payroll llevará a cabo el tratamiento de datos personales de proveedores, contratistas, clientes y demás terceros con quienes mantenga relaciones comerciales, contractuales o de capacitación, con la finalidad de gestionar, desarrollar y dar cumplimiento a dichas relaciones, conforme a la normativa aplicable en cada jurisdicción.
En relación con los proveedores y contratistas, el tratamiento tendrá como finalidad:
• Evaluar su idoneidad, desempeño y cumplimiento.
• Verificar referencias, antecedentes y requisitos necesarios para su vinculación.
• Establecer, gestionar, ejecutar y dar por terminadas las relaciones comerciales o contractuales.
• Gestionar procesos administrativos, contables, financieros y de facturación.
• Generar métricas de negocio, seguimiento y control de calidad del servicio.
• Cumplir con las obligaciones legales, fiscales y regulatorias aplicables.
En relación con los clientes, el tratamiento tendrá como finalidad:
• Gestionar la información derivada de los acuerdos o contratos de servicios.
• Administrar acuerdos de precios, niveles de servicio (SLA) y condiciones comerciales.
• Ejecutar las obligaciones derivadas de la prestación de servicios, incluyendo, cuando aplique, el tratamiento de datos personales de sus trabajadores en el marco de servicios de outsourcing.
• Gestionar información personal, laboral y, cuando corresponda, datos sensibles necesarios para la correcta ejecución del servicio contratado.
• Cumplir con obligaciones legales, contractuales, fiscales y financieras derivadas de la relación comercial.
7. DERECHOS DEL TITULAR
El titular de los datos recolectados por Solutions & Payroll tendrá los derechos reconocidos por la normativa aplicable en materia de protección de datos personales en cada uno de los países donde opere la Sociedad, incluyendo, entre otros, los siguientes:
CONSULTA:
Los titulares o sus causahabientes debidamente acreditados podrán consultar, mediante solicitud, sus datos personales que reposen en las bases de datos de Solutions & Payroll.
Dicha consulta se realizará de conformidad con los procedimientos y términos establecidos en la normativa aplicable y en la presente política.
RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS:
Solutions & Payroll tendrá la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, para lo cual el titular deberá seguir el procedimiento establecido en la presente Política.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN:
El titular podrá solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que dicha autorización no sea requerida conforme a la normativa aplicable en cada jurisdicción.
UTILIZACIÓN:
En todo momento el titular tendrá derecho a que Solutions & Payroll le informe, previa solicitud, el uso que le han dado a sus datos personales.
QUEJAS:
El titular podrá presentar quejas ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales en el país que corresponda, cuando considere que se ha presentado un incumplimiento de la normativa vigente o de la presente política.
En todo caso, el titular deberá haber agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante Solutions & Payroll, conforme a los procedimientos establecidos en la presente política.
SUPRESIÓN Y REVOCATORIA:
El titular podrá solicitar en cualquier momento la supresión de sus datos personales y/o la revocatoria de la autorización otorgada para su tratamiento, salvo cuando exista un deber legal o contractual que obligue a su permanencia en las bases de datos de Solutions & Payroll.
La supresión no aplicará cuando la información deba conservarse como evidencia en procesos judiciales, administrativos o de control, o cuando sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales, laborales, fiscales o contractuales, incluyendo aquellas derivadas de la prestación de servicios de outsourcing.
Tampoco aplicará cuando la información deba mantenerse para la acreditación de derechos u obligaciones de carácter imprescriptible, tales como aquellos relacionados con pensiones, historia laboral u otros derechos del titular.
8. ÁREA ENCARGADA DE TRAMITAR LAS DUDAS, PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS
Para todos los efectos de esta política y en cumplimiento de la normatividad vigente, Solutions & Payroll ha dispuesto que el área encargada de tramitar las dudas, peticiones, quejas y/o reclamos de los titulares sea el área de Gestión Integral cuyos datos de contacto son los siguientes:
Teléfono: +573003689121
Email: info@solutionsandpayroll.com
9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR
El titular de los datos personales o sus causahabientes debidamente acreditados podrán ejercer sus derechos cuando consideren que la información contenida en las bases de datos de Solutions & Payroll deba ser objeto de:
• Corrección, actualización o supresión.
• Revocatoria de la autorización.
• Consulta sobre la información almacenada.
• Atención de inquietudes o reclamaciones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales.
• Revisión ante el presunto incumplimiento de los deberes establecidos en la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.
10. PROCEDIMIENTO FRENTE A INQUIETUDES Y/O RECLAMOS.
Cuando el titular o sus causahabientes tengan inquietudes, consultas o reclamos sobre la presente Política y/o el tratamiento que Solutions & Payroll ha dado a sus datos personales, deberán formular su solicitud a través de los canales de atención definidos en el presente documento.
La solicitud deberá contener como mínimo:
• Nombre completo del titular o su causahabiente.
• Documento de identificación.
• Descripción clara de los hechos que dan lugar a la solicitud.
• Datos de contacto para recibir la respuesta.
• Documentos que se quieran hacer valer, cuando aplique.
En caso de que la solicitud se presente por medios físicos, el titular deberá indicar la dirección a la cual desea recibir la respuesta.
Una vez recibida la solicitud, el área encargada dará trámite conforme a los términos establecidos en la normativa aplicable en cada jurisdicción.
Cuando no sea posible atender la solicitud dentro del término inicialmente previsto, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se dará respuesta, conforme a lo establecido en la normativa vigente.
11. SEGURIDAD
Solutions & Payroll implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas orientadas a proteger
los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o destrucción.
Para tal efecto, la organización adopta, entre otras, las siguientes medidas:
• Control de accesos y autenticación de usuarios.
• Cifrado y protección de la información.
• Monitoreo y gestión de eventos de seguridad.
• Copias de respaldo y recuperación de información.
• Procedimientos de gestión de incidentes de seguridad.
• Acuerdos de confidencialidad con empleados y terceros.
• Protocolos de eliminación segura de la información.
Solutions & Payroll se compromete a adoptar buenas prácticas y estándares internacionales en materia de seguridad de la información, así como a realizar mejoras continuas en sus controles de seguridad.
12. MENORES DE EDAD
Solutions & Payroll realizará el tratamiento de datos personales de menores de edad únicamente en los casos permitidos por la normativa aplicable y bajo los siguientes criterios:
• Que responda al interés superior del menor.
• Que se garantice el respeto de sus derechos fundamentales.
• Que no se afecte su integridad o intimidad.
• Que se cuente con la autorización previa, expresa e informada de sus padres, representantes legales o tutores.
• Que exista obligación legal, requerimiento de autoridad competente o necesidad relacionada con procesos de bienestar, seguridad o gestión laboral.
En todos los casos, el tratamiento se realizará para finalidades específicas y con las debidas garantías de protección.
13. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
Solutions & Payroll podrá realizar transferencias y transmisiones internacionales de datos personales conforme a la normativa aplicable en cada jurisdicción.
En estos casos, la organización garantizará que:
• El país receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos, o
• Se implementen mecanismos contractuales, legales u organizativos que garanticen la protección de la información, o
• Se cuente con la autorización expresa e informada del titular cuando sea requerida.
14. DE LA CATEGORÍA DE LOS DATOS PERSONALES DE INJERENCIA INTERNACIONAL
Solutions & Payroll garantiza que el tratamiento de datos personales, incluyendo aquellos de carácter internacional, se realizará conforme a los siguientes principios:
• Licitud, lealtad y transparencia: los datos serán tratados de manera lícita, leal y transparente frente al titular.
• Finalidad: los datos serán recolectados con fines específicos, explícitos y legítimos, informados al titular.
• Minimización de datos: solo se recolectarán los datos estrictamente necesarios para el cumplimiento de la finalidad.
• Calidad de la información: los datos serán exactos, completos y actualizados.
• Limitación de conservación: los datos no serán conservados por más tiempo del necesario para cumplir la finalidad del tratamiento.
• Seguridad: se implementarán medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger la información.
• Responsabilidad: Solutions & Payroll adoptará las medidas necesarias para demostrar el cumplimiento de la normativa aplicable.
Cuando el tratamiento de datos personales se base en el consentimiento, una obligación legal o contractual, o en un interés legítimo, cualquier tratamiento ulterior deberá ser compatible con la finalidad inicial o contar con una nueva base legal que lo legitime.
15. COOKIES
Solutions & Payroll podrá utilizar cookies y tecnologías similares en sus sitios web con el fin de mejorar la experiencia del usuario, analizar el comportamiento de navegación y optimizar sus servicios.
La información recolectada a través de estas tecnologías podrá ser utilizada de manera agregada y, cuando corresponda, asociada a usuarios identificables, siempre bajo su autorización.
El titular podrá aceptar, rechazar o configurar el uso de cookies a través de los mecanismos dispuestos en el sitio web.
16. CAMBIOS O ACTUALIZACIONES A LA PRESENTE POLÍTICA
Solutions & Payroll podrá modificar, actualizar o eliminar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento.
Cuando se realicen cambios sustanciales, estos serán informados a los titulares a través de los canales habituales antes de su implementación.
17. DE LAS ACTUALIZACIONES DE LOS DATOS PERSONALES EN EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE
DATOS – RNBD DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
De conformidad con el objetivo principal del REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD, el cual es contar con un directorio público de las bases de datos personales sujetas a tratamiento que operan en el país, correspondiente al Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia y cuya administración estará a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberá procederse con lo indicado para todos los efectos en el Manual de Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD.
18. VIGENCIA
La presente Política entra en vigencia a partir del 04 de junio de 2020, los datos personales serán tratados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas o mientras exista obligación legal de conservación.
Revisada Abril de 2026