Contrato de aprendizaje 2026:
Cambios que no puedes ignorar
¿Tu empresa ya ajustó sus contratos de aprendizaje a la nueva normativa?
Con la entrada en vigor del Decreto 0223 de 2026, muchas organizaciones están enfrentando un reto silencioso: adaptar sus procesos sin afectar la operación. Lo que parece un cambio técnico puede convertirse rápidamente en errores en la nómina, incumplimientos legales y reprocesos administrativos.
El problema no es solo entender la norma, sino implementarla correctamente en la gestión diaria del personal.
1. Nuevos requisitos: más control, pero también más complejidad
Uno de los principales cambios del contrato de aprendizaje está en la formalización. Ahora, las empresas deben incluir 14 elementos mínimos obligatorios, lo que incrementa el nivel de detalle y control sobre cada vinculación.
Esto implica gestionar correctamente información como:
- Datos completos de la empresa y del practicante
- Institución educativa y programa académico
- Actividades específicas a desarrollar
- Duración del contrato
- Responsable de afiliación a la ARL
- Derechos, deberes y tutor asignado
Aunque esto mejora la trazabilidad, también representa un reto operativo. Muchas organizaciones no cuentan con procesos estandarizados o herramientas que garanticen que cada contrato cumpla con todos los requisitos.
👉 Dolor clave: errores en la documentación pueden invalidar contratos o generar riesgos legales en auditorías laborales.
2. Impacto directo en la nómina: lo que debes ajustar
Uno de los puntos más sensibles del decreto está en el manejo del contrato de aprendizaje dentro de la nómina.
Algunos cambios clave:
- El Ingreso Base de Cotización (IBC) se calcula sobre 1 SMMLV
- No aplican parafiscales
- Las prestaciones sociales dependen del modelo de formación
Diferencias importantes:
- Formación tradicional: prestaciones solo en etapa práctica
- Formación dual: prestaciones durante todo el contrato
Esto implica que las áreas de nómina deben tener claridad absoluta sobre el tipo de contrato y su fase, ya que un error en la liquidación puede generar inconsistencias en seguridad social o pagos indebidos.
Dolor clave: liquidaciones incorrectas, reprocesos y posibles sanciones por incumplimiento normativo.
Aquí es donde muchas empresas empiezan a sentir la presión operativa, especialmente cuando manejan múltiples aprendices o estructuras más grandes.
3. Riesgos en la gestión de seguridad social y ARL
El decreto también redefine responsabilidades en temas de riesgos laborales:
- En fase práctica, la empresa reporta a la ARL
- En fase lectiva, la responsabilidad es de la institución educativa
Aunque parece claro, en la práctica genera confusión si no hay una correcta administración del personal y seguimiento del ciclo del aprendiz.
Además, se deben contemplar situaciones como:
- Accidentes de trabajo
- Enfermedades laborales
- Cambios de fase del aprendiz
👉 Dolor clave: errores en la afiliación o reporte pueden generar responsabilidades legales para la empresa.
Este tipo de gestión requiere trazabilidad, control y seguimiento constante, algo que muchas organizaciones aún manejan de forma manual o descentralizada.
4. Suspensión del contrato
El decreto también establece condiciones específicas que cambian la forma en que se administra este tipo de contrato:
Solo aplica en tres casos:
- Vacaciones colectivas
- Licencia de maternidad o paternidad
- Incapacidad superior a 5 días
5. Otros elementos a tener en cuenta
- No se puede pactar periodo de prueba
- No se requiere preaviso para terminación por vencimiento
- Si se termina el vínculo con la institución educativa, se puede finalizar el contrato
Estos puntos son críticos porque muchas empresas siguen aplicando prácticas tradicionales que ya no son válidas.
El nuevo marco del contrato de aprendizaje no solo busca mayor formalización, sino también mayor responsabilidad para las empresas. Sin embargo, este cambio también expone una realidad: gestionar correctamente la nómina y la administración de personal es cada vez más complejo.
Las organizaciones que no actualicen sus procesos, herramientas y criterios operativos estarán más expuestas a errores, sanciones y sobrecarga administrativa.
En este contexto, contar con un enfoque estructurado, actualizado y alineado a la normativa no es una ventaja competitiva… es una necesidad.
Si estos cambios ya están generando dudas o ajustes en tu operación, puede ser un buen momento para revisar cómo estás gestionando tu nómina y tu equipo.
En Solutions & Payroll entendemos estos retos desde la operación real. Conversemos sobre lo que está pasando en tu empresa y encontremos la mejor forma de abordarlo. 🤝
