Resumen: Saber cómo hacer el pago de nómina es esencial para garantizar bienestar laboral, cumplimiento de la normativa colombiana y continuidad operativa. En este artículo encontrarás una explicación clara del proceso de pago de nómina, desde la recopilación de novedades y cálculos de devengos hasta el registro en la PILA y la dispersión bancaria. También descubrirás los errores más comunes, los riesgos que representan para la organización y cuándo es conveniente delegar esta responsabilidad en un outsourcing de nómina que asegure trazabilidad, eficiencia y confiabilidad en cada etapa del proceso.
En el día a día de una empresa, entender cómo hacer el pago de nómina no es solo una obligación administrativa: es la base para garantizar el bienestar de los colaboradores, evitar sanciones y mantener la operación en equilibrio. Sin embargo, detrás de cada ciclo de nómina hay un proceso complejo que combina cálculos, validaciones, reportes y un estricto cumplimiento de la normativa laboral vigente.
Cuando estos procesos se gestionan de manera improvisada o con poca experiencia, es común que surjan errores que pueden afectar seriamente a los trabajadores y generar riesgos legales para la organización. Por eso, conocer cada paso y ejecutarlo con precisión es clave para una operación transparente y eficiente.
¿Cómo hacer el pago de nómina paso a paso?
La pregunta ¿cómo hacer el pago de nómina? tiene más profundidad de lo que parece. Aunque cada empresa puede tener particularidades, el proceso sigue una estructura general que debe cumplirse sin fallas para garantizar exactitud y cumplimiento normativo.
1. Recolección de novedades
El ciclo inicia con el registro de todas las novedades del periodo, entre ellas:
- incapacidades
- licencias
- vacaciones
- horas extras
- recargos nocturnos
- ausentismos
- bonificaciones
- comisiones
Estos elementos impactan directamente el proceso de pago de nómina y deben registrarse correctamente para evitar reprocesos o discrepancias.
2. Validación del salario base
El salario básico debe estar actualizado y coincidir con la información reportada en el sistema de seguridad social.
3. Cálculo de devengos
Los devengos incluyen todos los valores que el trabajador recibe:
- salario
- horas extras
- comisiones
- recargos
- auxilio de transporte
- pagos no constitutivos de salario
Cada concepto debe calcularse siguiendo la normatividad vigente para evitar errores.
4. Cálculo de deducciones
En esta etapa se descuentan los aportes a seguridad social, fondos, libranzas o acuerdos autorizados por el trabajador. Entre las deducciones obligatorias:
- salud
- pensión
- aporte a fondo de solidaridad (si aplica)
- retención en la fuente (si aplica)
Un error en este punto puede generar sanciones, inconsistencias o dificultades en la prestación del servicio de salud del colaborador.
5. Cálculo del neto a pagar
Una vez se suman los devengos y se restan las deducciones, se obtiene el valor final que recibirá el colaborador. En este paso también se puede calcular el valor de las provisiones de cada una de las prestaciones sociales como:
- prima
- cesantías
- intereses a las cesantías
- vacaciones
6. Revisión y aprobación
El área encargada evalúa los cálculos, valida novedades y revisa que la información de cada colaborador sea correcta. Este punto es crucial para evitar reprocesos o errores que afecten el clima laboral.
7. Dispersión de pagos
Con la aprobación final, los valores se cargan en el sistema bancario para ser transferidos a cada trabajador según la forma de pago establecida.
8. Liquidación de seguridad social (PILA)
Después de efectuar la nómina, se procede con la liquidación de seguridad social, donde se reportan los aportes correspondientes al periodo. Cualquier error puede generar problemas en el reconocimiento de incapacidades o problemas con EPS, fondos de pensión y ARL.
9. Reportes y cierre del periodo
Finalmente, se generan los reportes internos para contabilidad, auditoría y control interno, asegurando trazabilidad en cada etapa.
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Beneficios del outsourcing en el proceso de pago de nómina
Tercerizar este proceso aporta ventajas inmediatas y sostenibles:
1. Cumplimiento garantizado
Los expertos conocen los cambios normativos y aplican procesos actualizados.
2. Menos errores operativos
Sistemas automatizados y validaciones reducen los reprocesos.
3. Seguridad y trazabilidad
Reportes claros y flujos de aprobación definidos.
4. Ahorro de tiempo y recursos
Tu equipo puede enfocarse en tareas estratégicas y no operativas.
5. Bienestar para el colaborador
Pagos puntuales y correctos fortalecen el compromiso y la confianza.
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Una nómina correcta es una empresa en equilibrio
Comprender cómo hacer el pago de nómina no solo garantiza cumplimiento legal, sino también bienestar y confianza dentro del equipo. A medida que el proceso se vuelve más complejo, contar con un aliado especializado permite reducir errores, optimizar recursos y asegurar que cada pago se realice con precisión y transparencia.
Si tu organización necesita orden, trazabilidad y cumplimiento, el outsourcing de nómina puede ser el siguiente paso para fortalecer tu operación.
