Mes: abril 2021

Implementar nomina electronica

CONOCE CUÁLES SON LOS LINEAMIENTOS PARA IMPLEMENTAR LA NÓMINA ELECTRÓNICA EN TU EMPRESA

Hoy en día las empresas colombianas están obligadas a realizar la nómina electrónica, de acuerdo con la decisión de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

¿Qué es la nómina electrónica?

Es un documento digital que soporta el pago realizado por los empleadores a sus empleados y que de esta manera busca facilitar esa importante función que se desempeña en el sector empresarial. Es contemplada por la DIAN como un complemento a la facturación electrónica, con el fin de dar cumplimiento al parágrafo 6 del artículo 616 del Estatuto Tributario.

En diciembre dicha entidad emitió un proyecto en el cual se estipulan lineamientos referentes a la Nómina Electrónica.

¿Qué contiene este documento?

En primer lugar, indica que las empresas deben generar un soporte de pago de Nómina Electrónica en el que se soporten costos, deducciones o impuestos descontables, y que se derivan de los pagos que se realizan en una relación laboral, legal y reglamentaria. Para tal fin, se generará un Código Único Documento soporte de pago – CUNE (Similar al CUFE que tiene Factura Electrónica tradicional).

Para realizar este proceso, las empresas deben disponer de un contenedor electrónico en el que se incluye la información de cada uno de los documentos soporte de pago de la planilla electrónica y las notas de ajuste. Se debe emitir por cada uno de los beneficiarios del pago.

En segundo lugar, hay que tener en cuenta que este proceso se debe llevar de forma mensual, acumulando la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral, legal y reglamentaria

En tercer lugar, es pertinente indicar que las empresas deben generar un documento de Soporte de Pago de la plantilla electrónica, que es el soporte de costos y deducciones del impuesto a la renta derivados del pago de nómina o prestación de servicios; está compuesto por los valores devengados, los valores deducidos y el valor total de la diferencia de estos.

Las personas que requieran este documento como soporte de costos, gastos y deducciones, lo deben remitir a la DIAN para su respectiva validación.

Por último, se establece la creación de documentos electrónicos para realizar ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica en caso de errores aritméticos o de contenido; para ese fin se debe tener en cuenta las condiciones, los términos y los mecanismos que establezca la DIAN.

Para llevar a cabo este proceso se debe tener en cuenta el calendario que establece las fechas de habilitación y de transmisión, según la cantidad de empleados de cada empresa.

La fecha de habilitación para todas las empresas es el 31 de mayo y la implementación de acuerdo al número de empleados es la siguiente:

  1. Para empresas con más de 251 empleados: inicia la habilitación el 31 de mayo del 2021 hasta el 01 de julio de 2021.
  2. De 101 a 250 empleados: inicia la habilitación el 31 de mayo del 2021 hasta el 01 de agosto de 2021.
  3. De 11 a 100 empleados: inicia la habilitación el 31 de mayo del 2021 hasta el 01 de septiembre de 2021.
  4. De 4 a 10 empleados: inicia la habilitación el 31 de mayo del 2021 hasta el 01 de octubre de 2021.
  5. De 2 a 3 empleados: inicia la habilitación el 31 de mayo del 2021 hasta el 01 de noviembre de 2021.
  6. Con 1 empleado: inicia la habilitación el 31 de mayo del 2021 hasta el 01 de diciembre de 2021.

Indudablemente este requisito legal para el mundo empresarial será mucho más fácil en su cumplimiento si se dispone de herramientas tecnológicas que permiten reducir el tiempo y ser más eficientes en la gestión.

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Disminuye riesgos operativos con servicios de nómina

DISMINUYE RIESGOS OPERATIVOS CON SERVICIOS DE NÓMINA HECHOS A LA MEDIDA

Los servicios de nómina pueden ser una opción perfecta para reducir los riesgos operativos dentro de una empresa. Así, pensar en un outsourcing de nómina puede ser vital para delegar responsabilidades. Esto es especialmente importante en un mercado laboral cada vez más flexible donde los principales líderes de una compañía tienen que estar al tanto de cada una de las actividades de todas las áreas operativas.

La utilidad de un outsourcing de nómina

Si bien puedes realizar estos procesos administrativos de la nómina de forma interna, siempre se recomienda que se encargue un equipo especializado que provenga del exterior, es decir, alguien que pueda darte una mirada mucho más objetiva de lo que debes hacer en relación con tus empleados y las obligaciones laborales y fiscales.

Además, como el tiempo es dinero, es vital poder optimizarlo. En este sentido, optar por un servicio profesional de terceros, que se encargue de gestionar la nómina de los colaboradores, tiene una serie de beneficios realmente interesantes. Conozcamos cuáles son.

Cumplir la legislación

Un punto que muchos pasan por alto, pero que es realmente importante. En ocasiones, una persona que no conozca el manejo integral de la nómina puede cometer errores. Es algo completamente natural, pero también puede generar problemas con las regulaciones actuales.

Si no tienes un buen control y gestión de las operaciones en la empresa, podrías cometer equivocaciones. Adicionalmente, puede que también estés basando tus decisiones en leyes desactualizadas, lo cual también afectaría a tu empresa, con distintas multas y sanciones.

Por ejemplo, puede que no te estés encargando correctamente de las nuevas responsabilidades fiscales, que suelen cambiar constantemente. Incluso, por no tener el conocimiento suficiente, podrías estar pagando más impuestos de lo debido. Por eso, un servicio tercerizado es la mejor opción para asegurar tu nómina.

Mayor flexibilidad

Cuando te decides a contratar a un equipo profesional de terceros, lo que haces es reducir los costos. Generalmente, esto puede ser de una gran utilidad para todos aquellos empleados que no quieren encargarse de estas tareas operativas. Incluso, muchos de ellos podrían tener una labor más estratégica dentro de la empresa.

Como empresario profesional, observarás que es más rentable apostar por un equipo externo que hacerlo de forma interna. En vez de pagar salarios, estarás abonando un servicio para que otros se encarguen de todos estos aspectos. Así, liberarás la carga administrativa de muchos trabajadores, pero también de ti mismo.

Al no tener que encargarte de tantas tareas administrativas, tendrás más tiempo para decidir estratégicamente sobre las mejores formas de sumar valor a tu empresa.

Asesoría constante

Si bien el trabajo del outsourcing de nómina te asegurará no tener problemas en este aspecto, lo cierto es que también podrás consultar muchos temas fiscales y legales con respecto a tu empresa. Es muy habitual tener dudas o incertidumbre ante distintos interrogantes, pero, de esta forma, podrás recibir recomendaciones 100 % personalizadas.

Todas las soluciones que se te ofrecerán estarán respaldadas según el marco legal, fiscal y normativo de tu ubicación. También se tendrán en cuenta las especificaciones relacionadas con tu negocio, pues no todas las empresas tienen las mismas responsabilidades con respecto a sus empleados.

En definitiva, tener un equipo encargado de los trabajos del outsourcing de nómina será esencial si quieres estar 100 % seguro de tus responsabilidades laborales y fiscales. Además, puede ser la oportunidad perfecta para optimizar tu tiempo y utilizarlo en cosas mucho más productivas para tu compañía.

que es la gestion de personal

GESTIÓN DE PERSONAL. QUÉ ES, CÓMO FUNCIONA Y CUÁLES SON SUS BENEFICIOS

La gestión de personal puede ser una de las claves para que tu empresa esté administrada de forma correcta. Todo departamento de recursos humanos necesita saber administrar correctamente a los empleados. Cuando se conocen sus necesidades, las empresas pueden optimizar sus recursos y obtener un mejor rendimiento. Es decir, la cohesión interna es clave para tener grandes resultados.

Qué es la administración del personal

Básicamente, podríamos decir que la administración del personal implica tener en cuenta todas las relaciones que existen entre los empleados y la empresa. Esto requiere ser conscientes de todas las actividades que se relacionan con los derechos laborales e incluso con las propias motivaciones de los trabajadores.

Por ejemplo, todas las compañías necesitan conocer a fondo los detalles legales de la contratación del personal como el salario, la seguridad social, las vacaciones o las prestaciones laborales. Por poner una referencia, si consideramos el pago de nóminas, esto implicaría tener en cuenta la fecha en la que se deberá abonar el salario o los distintos compromisos con las partes interesadas.

Por que es tan importante gestionar el personal

Por qué es tan importante gestionar el personal

Cualquier empresa que quiera funcionar bien necesita responder a todos los empleados que tenga a su cargo. No importa si tiene muchos o pocos: siempre se necesita una gestión de los trabajadores que sea rápida y eficiente, algo útil para facilitar todos los procesos relativos a las relaciones laborales.

Por ejemplo, es habitual que la administración del personal implique las siguientes tareas:

  • Elaborar contratos laborales.
  • Atender las necesidades o quejas de los empleados.
  • Afiliar a los empleados al sistema de seguridad social.
  • Gestionar los exámenes médicos.
  • Administrar los expedientes de los empleados.
  • Gestionar las incapacidades.
  • Tener en cuenta las leyes, los cambios regulatorios y los detalles del contrato.

Como son muchas actividades es importante tener un equipo amplio y experto que se pueda encargar de cada una de ellas.

Errores comunes

Por supuesto, administrar correctamente al personal no es algo que se aprenda de un momento para el otro. Por el contrario, los errores son muy habituales. A continuación, algunas de las equivocaciones más comunes:

  • No tener un profesional especializado ni un departamento específico para gestionar estas actividades.
  • No revisar constantemente los detalles de los contratos.
  • No actualizarse constantemente en materia laboral y fiscal.
  • Prestarle poca atención a las necesidades que tengan los trabajadores.
  • No realizar un buen seguimiento del desempeño laboral de cada uno de los colaboradores.

Beneficios de gestionar correctamente al personal

Si bien hay muchos errores comunes, lo cierto es que hacerlo de la manera adecuada te permitirá tener beneficios importantes. Principalmente, si todos los empleados están satisfechos, notarás que el rendimiento aumentará. Esto es algo importante si buscas mejorar la productividad de todos los empleados.

Cuando los trabajadores se sienten escuchados y se atienden todas sus necesidades, generalmente tienen sentimientos positivos hacia la empresa. Eso los hace estar más motivados para el día a día, lo cual implica una mejoría notable con respecto a sus quehaceres diarios.

Por ejemplo, pagar en tiempo y forma, responder oportunamente a sus requerimientos o crear actividades para mejorar la cohesión interna son algunos recursos que el profesional especializado puede implementar con el fin de aumentar el rendimiento laboral.

Por ende, implementar buenas estrategias para la administración del personal será realmente útil para que todo esté mejor organizado y se eviten fallas internas. De esta manera, los profesionales de recursos humanos serán tus ojos sobre lo que ocurra en cada una de las áreas del trabajo.

Conoce las ventajas de tener un outsourcing de nomina en tu empresa

CONOCE LAS VENTAJAS DE TENER UN OUTSOURCING DE NÓMINA EN TU EMPRESA

Un outsourcing de nómina puede ser una excelente idea para que incorpores a tu empresa. Veamos para qué sirve y cuáles son sus beneficios.

¿Qué es un outsourcing de nómina?

Una externalización de la nómina es un servicio que tiene una finalidad: contratar a terceros para procesar la nómina a los empleados que pertenecen a tu empresa. Esto es para que puedas tener una mayor eficiencia a la hora de realizar los depósitos de sueldo, por ejemplo.

Es decir, vas a poder agilizar la tarea y optimizar el rendimiento financiero a escala corporativa. Como tendrás profesionales externos que se encargarán de las nóminas y demás actividades relacionadas a este proceso, te darás cuenta que tendrás ahorros en costos de operación.

Al mismo tiempo, los empleados van a percibir un mejor desempeño de la compañía a la hora de realizar los pagos. Por eso, implementarlo puede ser una genial decisión para todas aquellas empresas que quieran mejorar la relación con sus subordinados y optimizar mejor el tiempo de trabajo.

Que es un outsourcing de nomina

Ventajas de la externalización de la nómina

Externalizar la nómina implica ceder una parte de la operación y la gestión de la compañía. Es decir, no deberás encargarte personalmente de algunas de las tareas burocráticas. Por eso mismo, también implica ciertas ventajas que debes conocer:

  • Reducción de gastos. Tener a un equipo de trabajadores para realizar estas tareas puede significar afrontar un coste mensual que no sea completamente necesario. Si decides externalizarlo, te darás cuenta que podrás usar ese dinero de una mejor forma para que la empresa crezca y los trabajadores también perciban beneficios.
  • Menor tiempo. Como te podrás imaginar, es una labor que puede resultar tediosa. A la hora de procesar las nóminas tendrás que dejar a un lado otras actividades que podrían significar un mejor rendimiento del tiempo. Si un profesional lo realiza por ti, podrás permitirte el enfoque en otras áreas del negocio. Al mismo tiempo, esto permitirá aumentar las ganancias a escala interna.
  • Sencillez. La liquidación de la nómina y la seguridad social se ha ido volviendo más compleja a lo largo del tiempo, es un proceso que muchas personas odian y no saben cómo hacerlo. Por eso, tener a cargo a un equipo de terceros que gestionen la labor de todos los empleados te será de ayuda para delegar responsabilidades. De todas maneras, vas a poder visualizar e informarte de todos los avances que se hagan, sin que comprometas tu tiempo.
  • Estar al día con la parte legal. No realizar los pagos de nómina correctamente puede disminuir la confianza de los empleados, pero también generar sanciones. Si tienes una mala gestión en esta área, probablemente sufras uno que otro dolor de cabeza. Si lo dejas en manos de expertos, te darás cuenta que los riesgos bajarán y estarás tranquilo por estar haciendo los procesos de la mejor manera.

Un buen servicio de nómina

En definitiva, optar por este servicio a cargo de una compañía especializada será de enorme ayuda para la empresa. Si escoges un equipo de confianza, no tendrás ningún problema por esta clase de operaciones.

Cuando lo hagas, te darás cuenta que tu firma puede ser más rentable, pero también aportar valor a los trabajadores. Si ellos perciben una mejoría de este proceso, seguramente estarán más motivados y tendrán un mejor desempeño.

Por ende, si apuestas por incorporar la externalización de la nómina, verás que se tratará de una inversión que siempre generará una mayor eficiencia dentro de tu empresa, agilizando los procesos y evitando cualquier desconocimiento legal que pueda existir por tu inexperiencia. ¡Esperamos que te sea de ayuda!

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