POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y/O EMPRESARIALES SOLUTIONS & PAYROLL S.A.S.

IDENTIFICACIÓN EMPRESARIAL

Esta política es desarrollada y aplicada por parte de Solutions & Payroll S.A.S. (en adelante La Sociedad), identificada bajo NIT. 900.508.955-5, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. en la Calle 129 No. 53 -71, Oficina 302, de régimen jurídico privado y cuyo objeto social es la prestación de servicios y actividades de asesoramiento empresarial y en materia de gestión, así como también podrá realizar cualquier otra actividad económica lícita tanto en Colombia como en el extranjero. La sociedad podrá llevar a cabo, en general, todas las operaciones, de cualquier naturaleza que ellas fueren, relacionadas con el objeto mencionado o complementarias que permitan facilitar y desarrollar el comercio o la industria de la sociedad, registrada en debida forma legal ante la Cámara de Comercio de Bogotá.

  1. ALCANCE

Esta política es aplicable al tratamiento de datos de carácter personal que se encuentran almacenados en la base de datos de Solutions & Payroll S.A.S.

  1. MARCO LEGAL APLICABLE

Solutions & Payroll S.A.S. se acoge a Ley de tratamiento de datos personales y procede conforme lo indica las consideraciones normativas y sin limitarse a estas, a las siguientes en orden de entrada en vigencia o expedición:

Ley estatutaria 1266 de 2008. Decreto 1727 de 2009. Decreto 2952 de 2010. Ley 1266 de 2008. Ley 1581 de 2012 .Resolución 76434 de 2012.  Resolución 20752 de 2013.Decreto 1377 de 2010. Ley 1712 de 2014. Decreto 866 de 2014 .Circular 02 del 2015. Circular 01 del 2017. Sentencia c-748/11 Sentencia c-1011/08 Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Reglamento (UE) 2016/679)

Directiva (UE) 2016/680 relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales relacionados con infracciones penales o con la ejecución de sanciones penales, y a la libre circulación de dichos datos.

  1. DEFINICIONES

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Cliente: persona natural o jurídica a la cual se le presta servicios profesionales en virtud de una relación comercial preexistente.

Cookie: entendemos un archivo pequeño con una cadena de caracteres que se envía al ordenador de quien ingresa a un sitio web, lo cual permite almacenar, entre otras, las preferencias del usuario.

Comisión europea: la comisión europea es el organismo ejecutivo de la unión europea y representa los intereses de Europa en su conjunto (diferentes de los intereses de cada país por separado).

Dato personal: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Datos indispensables: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

Datos opcionales: son aquellos datos que Solutions & Payroll S.A.S. Requiere para ofrecer servicios adicionales en investigación, extensión, ofertas laborales, convocatorias, búsquedas, inversión, estructuración, presentaciones, etc.

Empleado: persona natural que presta servicios personales a la sociedad en virtud de un contrato de trabajo. Exempleado: persona natural que prestó servicios personales a la sociedad en virtud de un contrato de trabajo que terminó por cualquier causa. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Ley de protección de datos: es la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan descritas en el marco legal de este documento. Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Proveedor: persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios a la sociedad en virtud de una relación comercial preexistente. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos. Titular: persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tercer país: país o territorio no perteneciente a la unión europea o diferente al país que establece la reglamentación o proceso regulatorio para el tratamiento de datos personales. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. Visitante: toda persona natural que se encuentre en las instalaciones de la sociedad y que no tenga la calidad de empleado.

  1. DATOS SENSIBLES

Se entiende por datos sensibles aquellos cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del titular o generar su discriminación, puede entenderse como aquella información relacionada con origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como datos relativos a la salud, a la vida sexual, biométricos, información socioeconómica, familiar, de elección y convicción y toda aquella información que por función diferente a la solicitud sea solo de conocimiento del titular. EXCEPCIONES A LA AUTORIZACIÓN PREVIA Y EXPRESA DEL TITULAR Sin perjuicio de lo anterior, y de conformidad con la Ley, Solutions & Payroll S.A.S. podrá proceder al tratamiento de sus datos, sin que se requiera su autorización previa, cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública (de conformidad con la definición legal del término).
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

Sin embargo, los datos que sean recolectados por Solutions & Payroll S.A.S. podrán, eventualmente, ser compartidos con otros miembros de la Sociedad a nivel mundial y con terceros que tenga injerencia o requieran dicha información en virtud de la celebración de contratos o para establecer datos en relación a prestaciones y cumplimiento del objeto social, no sólo en el territorio Colombiano, sino en aquellos lugares donde la Sociedad tenga presencia a nivel mundial. En el evento que dicha información vaya a ser compartida con terceros diferentes a otros miembros de la Sociedad a nivel mundial o con terceros que no sean clientes de la Sociedad o que no cuenten con interés directo sobre la información proporcionada, se procederá a solicitar su consentimiento y autorización antes de compartir dicha información.

  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE CLIENTES Solutions & Payroll S.A.S. podrá llevar a cabo el tratamiento de la información personal acerca de sus clientes para los propósitos de prestar los servicios profesionales por ellos contratados, de conformidad con el objeto social respectivo. Por esta razón, los contratos que se celebren con clientes se regirán por lo dispuesto en la presente política, o incluirán una cláusula que regule el tratamiento de la información a la que se acceda en virtud del mismo. Solutions & Payroll S.A.S. con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo, podrá grabar y tomar audios, videos o fotos de clientes del desarrollo de éstos. Los cuales pueden ser utilizados por la sociedad en boletines, informes sectoriales y/o publicaciones. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE TRABAJADORES VINCULADOS POR NUESTROS CLIENTES. Solutions & Payroll S.A.S. tendrá un archivo en el cual se almacenará de forma definida los datos personales de todos los Empleados que posean relación laboral con los clientes que suscriban el modelo de Outsourcing empresarial a nivel de Administración de Personal y de Nómina, tanto en el proceso de vinculación, como en los procesos de elaboración, liquidación y gestión de datos de pagos laborales, así como las de su desvinculación. Este archivo tendrá como finalidad lo siguiente:

  1. Servir como base para la expedición de los certificados laborales por parte del cliente de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes;
  2. Gestionar los pagos bajo las condiciones laborales que hubieren acordado el cliente y su trabajador en el marco del contrato de trabajo que hubieren suscrito.
  3. Cumplimiento del ordenamiento jurídico en cuanto a temas laborales, civiles y fiscales que deba  asumir el cliente en relación con su trabajador.
  4. Liquidación de Nomina, Pagos de seguridad social, registros de información personal, financiera, de conformidad con el proceso de administración de Personal y de nómina gestionado por Solutions & Payroll S.A.S. en nombre y representación de Cliente.
  5. En todas aquellas gestiones de pagos a terceros y en general en todos los procesos donde sea requerida dicha información para el procedimiento de pagos, descuento y cumplimiento de deberes ante entidades gubernamentales, sociales y judiciales con clara manifestación legal para el conocimiento de los mismos.

Para todos los casos, Solutions & Payroll S.A.S. solo tendrá injerencia de los datos aquí recolectados y gestionados hasta la finalización del vínculo comercial o hasta que el cliente manifieste su deseo de recoger la información tratada por la sociedad, ya sea por gestiones inherente en su tratamiento o por la gestión de finalización del contrato de trabajo del titular o por la terminación del vínculo comercial, en todo caso, la sociedad procederá con la entrega de la información completa, sin guarda o custodia de la misma, salvo que por disposición legal, u obligación establecida en el contrato comercial así haya sido fijado. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES O DE PERSONAS CON QUIENES SE TENGAN UNA RELACIÓN COMERCIAL O DE CAPACITACIÓN. Solutions & Payroll S.A.S. llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus Proveedores o de las personas con quienes tengan una relación comercial o de capacitación con la finalidad de cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la respectiva relación comercial, sean estos de identificación o tabulación. En relación con los Proveedores, tales obligaciones incluyen, entre otras, evaluar su desempeño; establecer, gestionar o terminar las relaciones comerciales o verificar las referencias; proveer las métricas de negocio, y las demás que se establezcan en los acuerdos o contratos que se suscriban con el Proveedor. En relación con los clientes, tales obligaciones incluyen, entre otras, la gestión de información de los acuerdos o contratos de servicios, acuerdos de precios, acuerdos de niveles de servicio, gestión de información sensible de sus trabajadores por función del servicio Outsourcing y en general todas aquellas obligaciones de orden civil, fiscal y financiera que se establezcan con el Cliente.

  1. DERECHOS DEL TITULAR

El titular de los datos recolectados por Solutions & Payroll S.A.S. tendrá derecho a lo siguiente: CONSULTA Los titulares o sus causahabientes debidamente acreditados de conformidad con la Ley, podrán consultar, mediante solicitud escrita, de forma gratuita y con arreglo a la Ley sus datos que reposen en cualquier base de datos cuya responsabilidad directa sea de Solutions & Payroll S.A.S. o sea esta designada por voluntad y cumplimiento de acuerdos legales con los clientes. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS Solutions & Payroll S.A.S. tendrá la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, para lo cual el titular deberá seguir el procedimiento establecido en la Sección IX literal b de la presente Política. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN Siempre que no se trate de aquellos casos en los cuales la Ley exceptúa a Solutions & Payroll S.A.S. de obtener la autorización del titular, o aquellos casos en los cuales la recolección de dato se dio con anterioridad al 27 de junio de 2013, el Titular podrá solicitar a Solutions & Payroll S.A.S. prueba de la aceptación dada para el tratamiento de sus datos. UTILIZACIÓN En todo momento el titular tendrá derecho a que Solutions & Payroll S.A.S. le informe, previa solicitud, el uso que le han dado a sus datos personales. QUEJAS Cuando el titular crea que se ha incumplido esta política o la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, podrá presentar una queja en ese sentido ante la Superintendencia de Industria y Comercio, si así lo cree pertinente. SUPRESIÓN El Titular podrá, en todo momento, solicitar a Solutions & Payroll S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de uno, de algunos o de todos los datos personales suministrados o recolectados. Lo anterior salvo que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de Solutions & Payroll S.A.S. Esta supresión no se extiende a las reservas de información física, digital o soportada en medios extraíbles cuando refiera o sirva como prueba en procesos judiciales, sirva como mecanismo de acreditación de requisitos legales imprescriptibles como aquellos asociados a la pensión, acreditación de procesos penales, laborales o civiles, gestiones de control de identidad laboral y todos aquellos inherentes a la gestiones por las cuales se acredite el cumplimiento de obligaciones legales a cargo de Solutions & Payroll S.A.S. o por delegación de alguno o varios de sus clientes en función Outsourcing.

  1. ÁREA ENCARGADA DE TRAMITAR LAS DUDAS, PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS

Para todos los efectos de esta política y en cumplimiento de la normatividad vigente, Solutions & Payroll S.A.S. han dispuesto que el área encargada de tramitar las dudas, peticiones, quejas y/o reclamos de los titulares sea el área de Gestión Integral cuyos datos de contacto son los siguientes: Teléfono: (571) 7426386 – (03) 3003689121 Dirección.: Calle 129 No. 53 -71, Oficina 302 Email: soporte@solutionsandpayroll.com

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

El Titular o sus causahabientes, debidamente acreditados de conformidad con la Ley, que consideren que la información contenida en una base de datos, cuyo responsable sea Solutions & Payroll S.A.S., debe ser objeto de:

  1. Corrección, actualización o supresión
  2. Cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley.
  3. Cuando tengan alguna inquietud o reclamación con respecto a la presente Política
  4. Cuando quieran consultar la información que de ellos tenga Solutions & Payroll S.A.S.

En los casos anteriores, podrán presentar un reclamo o inquietud ante el área encargada. Esta comunicación deberá contener la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y seguir el procedimiento que a continuación se indica:

  1. PROCEDIMIENTO FRENTE AINQUIETUDES Y/O RECLAMOS.

Cuando el titular o sus causahabientes tengan inquietudes y/o reclamos sobre la presente Política y/o el tratamiento que Solutions & Payroll S.A.S. le ha dado a sus datos, deberá formular su inquietud y/o reclamo por escrito y enviarla a cualquiera de las siguientes direcciones que aparecen el presente documento. Adicionalmente, en el evento en el cual la solicitud se haga mediante correo físico, el titular deberá indicar la dirección a la cual desea que le sea enviada la respuesta. Una vez recibida la comunicación respectiva, el área encargada tendrá 15 días hábiles para resolver la inquietud y/o el reclamo, y dar respuesta al titular. Cuando no sea posible atender el reclamo o la inquietud dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. SEGURIDAD

Solutions & Payroll S.A.S. se compromete a adoptar las instrucciones que para tal efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y normas internacionales que regulen el tema. No obstante lo anterior, Solutions & Payroll S.A.S. declara que poseen políticas de seguridad de la información y una infraestructura tecnológica que protege de manera razonable la información personal recolectada, limitando el acceso a terceros en la medida de lo posible. Sin embargo, Solutions & Payroll S.A.S. realizará esfuerzos continuados para mejorar los estándares de seguridad que protegen la información personal recolectada.

  1. 12. MENORES DE EDAD

SOLUTIONS & PAYROLL S.A.S. es consciente de la prohibición legal que existe para recolectar datos de menores de edad. Por esta razón, y en apego estricto a la legislación vigente, procederá a la recolección de este tipo de datos únicamente cuando sean de naturaleza pública, y el Tratamiento de los mismos cuando:

  1. Responda y respete el interés superior del menor de edad.
  2. Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
  3. Se vincule información que no vulnera la integridad o intimidad de los menores de edad.
  4. Se cuente con el consentimiento expreso y escrito de los padres o adultos tutores.
  5. Sea requerida por mandato de ley, se regule su recolección por mandato judicial expreso  o se solicite por autoridad competente.
  6. Se requiera para llevar registros o trazabilidad de gestiones de bienestar de los trabajadores o sus familias.

La recolección y tratamiento de estos datos será con fines específicos y serán regulados conforme a los proceso de relación debidamente autorizados por sus padres de familia o persona a cargo de los menores de edad.

  1. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Solutions & Payroll S.A.S. se compromete a no transferir datos a terceros países que no cumplan con los estándares de protección de datos personales exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio y el Reglamento General Protección de Datos – RGPD, salvo las excepciones que se señalan a continuación:

  1. Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
  2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública;
  3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
  4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la república de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
  5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular;
  6. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  7. Cuando se trata de datos personales de titulares que pertenezcan a la unión europea como parte del desarrollo del objeto social, independientemente del lugar donde sean tratados los datos.

En los casos no contemplados como excepción en la presente sección, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio, proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. Para el efecto, el Superintendente queda facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendientes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación, previa solicitud de SOLUTIONS & PAYROLL S.A.S., ante esta Entidad.

  1. DE LA CATEGORÍA DE LOS DATOS PERSONALES DE INJERENCIA INTERNACIONAL

De conformidad con los tratados existentes y la normatividad establecida para cada región del mundo, se estable que el tipo y la cantidad de datos personales que pueden tratar dependen de las razones del tratamiento (razón jurídica usada) y lo que quieran hacer con ello, estableciendo garantías de respeto a las normas clave establecidas por estas regiones. Entre dicha normatividad se incluyen las siguientes:

  1. Solutions & Payroll S.A.S. Establece los mecanismos de resguardo de los datos personales de sus proveedores, clientes y trabajadores internacionales tratando dichos datos de forma lícita, leal y transparente, garantizando la lealtad hacia las personas cuyos datos personales se están tratando,
  2. Solutions & Payroll S.A.S. Establece los fines específicos para el tratamiento de los datos, indicando dichos fines a las personas al recopilar sus datos personales; estableciendo que no pueden recopilarse simplemente datos personales para fines indeterminados,
  3. Solutions & Payroll S.A.S. Establece que sólo se recopilaran y trataran los datos personales que sean necesarios para cumplir esa finalidad del objeto social,
  4. Solutions & Payroll S.A.S. Garantiza que los datos personales sean exactos y estén actualizados, en relación con los fines para los que son tratados, y corregirlos en caso contrario
  5. Solutions & Payroll S.A.S. Manifiesta que cuando los datos personales no cumplan con la finalidad original de la recopilaciónno procederá con su utilización, por lo cual colocara la misma en custodia directa del titular o en caso de que no se pueda establecer contacto con este, se eliminara,
  6. Solutions & Payroll S.A.S. Garantizara que los datos personales no se conserven más tiempo del necesario para los fines para los que fueron recopilados,
  7. Solutions & Payroll S.A.S. Establece garantías técnicas y organizativas apropiadas que respondan con el nivel de la seguridad, confidencialidad e integridad de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de la tecnología apropiada.

Sí dado el caso Solutions & Payroll S.A.S. ha recopilado datos personales basándose en un interés legítimo, un contrato o intereses vitales, estos podrán ser utilizados para otros fines, pero solo después de comprobar que el nuevo fin sea compatible con el fin original. En este sentido, debe valorarse lo siguiente:

  1. Que la relación entre el fin inicial y el nuevo o futuro fin sean compatibles
  2. Que el contexto en que se recopilaron los datos se legitimó entre la relación la empresa y titular
  3. El tipo y la naturaleza de los datos
  4. Las posibles consecuencias del tratamiento ulterior, esto es, como el nuevo tratamiento afectara a la persona.
  5. La existencia de garantías adecuadas
  6. Si quieren utilizar los datos para fines estadísticos o científicos, no es necesario realizar ninguna prueba de compatibilidad.

Si han recogido los datos sobre la base del consentimiento o en cumplimiento de una exigencia de la legislación, no puede haber ningún tratamiento ulterior fuera de los ámbitos cubiertos por el consentimiento inicial o la disposición legal. Un tratamiento ulterior exigiría la obtención de un nuevo consentimiento o una nueva base jurídica.

  1.   SOBRE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y LA LEGITIMACIÓN AL USO DE LA INFORMACIÓN

Frente a la administración pública de los datos personales recolectados, Solutions & Payroll S.A.S. está sujeta a las disposiciones establecidas en la normatividad legal Colombiana, a la normatividad establecida para los fines de preservación y regulación en los países donde tiene presencia, así como del Reglamento General Protección de Datos – RGPD establecido por la Unión Europea, en cuanto al tratamiento de los datos personales de una persona natural o jurídica, indistintamente de la relación jurídica que suscriba con la Sociedad. Será responsabilidad de los proveedores, trabajadores, clientes y en alcance todas aquellas personas naturales o jurídicas de índole privado o público, sean estas nacionales o internacionales, en apoyar a Solutions & Payroll S.A.S. en sus operaciones a nivel local, regional, nacional o internacional en la preparación de la aplicación del Reglamento General Protección de Datos – RGPD. Antes de tratar los datos personales, las personas naturales o jurídicas deben ser informadas sobre el tratamiento, sus fines, los tipos de datos recogidos, los destinatarios y sus derechos en materia de protección de datos, exhortándose a autorizar de manera expresa y escrita la utilización de los mismos. En todos los alcances prevalece la legislación existente en cada país para el tratamiento y preservación de los datos personales, a falta de regulación se establecerán los medios más ajustados para su tratamiento y resguardo, sin que vaya en contravía de la legislación de cada país que Solutions & Payroll S.A.S. tenga presencia. En los casos de la administración compartida entre Solutions & Payroll S.A.S. y sus clientes, es obligación de esta designar un delegado o encargado de la  protección de datos, el cual podrá ser una persona natural o jurídica avalada por las partes o alguna de las partes que sean objeto de cumplimiento de un contrato de prestación de servicio, para lo cual el cliente deberá, mediante documento expreso, establecer los alcances de la información, su tratamiento y su seguridad, sin que afecte la integralidad, la licitud y la transparencia en su conservación. En los casos que los datos personales en poder se difundan accidental o ilícitamente a destinatarios sin autorización o que se impida su acceso o se alteren temporalmente, deberá notificarse sin dilación indebida a más tardar 72 horas después de que hayan tenido constancia de la violación. Además, Solutions & Payroll S.A.S. deberá informar a las personas afectadas sobre la violación.

  1. COOKIES

Solutions & Payroll S.A.S. reconoce que es posible que en sus sitios Web se utilicen Cookies. Si bien es posible que el usuario, aun cuando no permita la utilización de cookies, pueda acceder a los sitios Web de Solutions & Payroll S.A.S., para poder administrar y hacer una correcta administración de los sitios Web, es posible que de manera anónima Solutions & Payroll S.A.S. alimente sus sistemas operacionales con la información derivada de las cookies, e identifiquen las categorías de visitantes por rubros como dominios y tipo de “browsers”. Toda esta información podrá ser introducida en los Web masters de Solutions & Payroll S.A.S., con la finalidad de proporcionar una mejor experiencia a quienes utilicen los sitios Web. Los datos recopilados de personas naturales o jurídicas serán tratados bajo consentimiento expreso de quien diligencia, que podrá revocar en cualquier momento de conformidad de la presente política. Dicho consentimiento será informado expresamente en cada uno de los formularios o apartados de la web donde se le requieran, estableciendo también sistemas sencillos, gratuitos y accesibles para la oposición al tratamiento de sus datos cuando considere oportuno.

  1. CAMBIOS O ACTUALIZACIONES A LA PRESENTE POLÍTICA

Solutions & Payroll S.A.S. podrán modificar, eliminar o actualizar esta Política para el Tratamiento de Datos Personales en el momento que lo consideren necesario.

  1. DE LAS ACTUALIZACIONES DE LOS DATOS PERSONALES EN EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

De conformidad con el objetivo principal del REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD, el cual es contar con un directorio público de las bases de datos personales sujetas a tratamiento que operan en el país, correspondiente al  Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia y cuya administración estará a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberá procederse con lo indicado para todos los efectos en el Manual de Usuario del Registro Nacional de Bases de  Datos – RNBD.

  1. VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia a partir de junio 04, 2020.

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