GUÍA COMPLETA OUTSOURCING DE NÓMINA: QUÉ ES, VENTAJAS Y FUNCIONES

El outsourcing de nómina se ha convertido en un punto clave para las empresas, ya que al implementar este servicio logran mejorar sus procesos, disminuir costos y la productividad de sus trabajadores es más eficiente, razón por la que mantienen su competitividad dentro del mercado.

Las ventajas del outsourcing de nómina son bastantes, pero antes conozcamos bien en qué consiste el servicio de outsourcing de nómina.

¿Qué es el Outsourcing de Nómina?

El outsourcing de nómina hace referencia a la contratación de una empresa externa para que se encargue de ciertas actividades tales como el cálculo de la nómina, retenciones y cotizaciones a la seguridad social. Es un servicio especializado en la administración de nómina ejecutado por expertos, que gracias a la tecnología que implementan pueden brindar una administración, gestión y pagos a los empleados de acuerdo a la normativa vigente de cada país.

Las empresas que ofrecen el servicio de outsourcing de nómina, también se encargan de la gestión, conciliación e intercambio de información con los organismos oficiales intervinientes, ejecutando los servicios contratados en nombre del cliente.

Al momento de que una empresa decide contratar los servicios de outsourcing de nómina, debe proporcionar la información de todo su personal con la finalidad de que esta empresa externa se haga cargo de todo lo referente a los trabajadores.

Esta decisión da como resultado grandes beneficios dado a que se evita cargar a todo el Departamento de Recursos Humanos de cuestiones de nómina tales como: pagar la nómina, realizar cálculos de retribuciones, seguridad social y retenciones, descargos, comunicación de novedades, etc.

Gracias al outsourcing de nómina las empresas pueden contar con profesionales especializados, con garantías de continuidad del servicio, ahorrar en costes de operación, entre otros.

Ventajas del Outsourcing de Nómina

Dentro de las ventajas que pueden conseguir las empresas al contratar el servicio de outsourcing de nómina están:

Mayor competitividad. Los procesos dentro de una empresa se reducen, lo cual permite que las organizaciones se concentren en los aspectos más relevantes para su propio negocio. Se pueden centrar en la ejecución de acciones para alcanzar los objetivos que tienen propuestos, lo que puede significar un valor determinante para lograr mejores resultados.

Profesionales expertos. Cunando se realiza la tercerización de la nómina, puedes confiar en que el proceso lo realizarán expertos en el tema de manera eficiente. Podrás contar siempre con un asesoramiento especializado, sin importar si es un periodo de vacaciones.

Confianza y seguridad. Al optar por el este servicio te aseguras de evitar riesgos en los procesos. Será menos probable que se cometan errores o se pasen determinados tiempos de la administración, evitando así gastos innecesarios.

Ahorrar tiempo. Procesar las nóminas de los trabajadores de manera manual requiere de mucho tiempo. Gracias al outsourcing de nómina las empresas externas cuentan con tecnologías de vanguardia, las cuales permiten a través de un software de recursos humanos llevar a cabo el pago de la nómina y otro tipo de procesos en menos tiempo.

Introducción al mundo digital. Puede ser el primer paso para digitalizar tu empresa. Los proveedores de outsourcing de nóminas manejan software especializados y actualizados frente a las normativas vigentes. Podrás tener acceso a informes en tiempo real o habilitar un portal del empleado entre otras funcionalidades.

Reduccion de costos. Los gastos por capacitaciones, actualización de software y demora en procesos administrativos generan sobre costos para las empresas. El outsourcing de nómina permite reducir errores y optimizar los recursos de la compañía.

Control y confidencialidad de datos. Al tener externalizado el servicio de nómina la información altamente sensible de cada trabajar está protegida por una política de confidencialidad, lo que evita cierto tipo de riesgos. Por otro lado, los trabajadores están más enterado de los movimientos relacionados a su nómina

Aumento en la rentabilidad. Las actividades de manejo y control de nómina de una compañía disminuyen luego de contratar una empresa externa, lo que les permite enfocar sus recursos a una actividad principal.

¿Qué hace un Outsourcing de Nómina?

Dentro de las responsabilidades que tiene un outsourcing de nómina están:

• Registrar y controlar incidencias y novedades de los empleados.
• Calcular el pago y dispersión de la nómina en el tiempo definido por el cliente, ya sea semanal, quincenal o mensual.
• Calcular procesos especiales de pago tales como: vacaciones, incentivos, bonos, primas vacacionales, finiquitos, entre otros pagos que no hacen parte del salario del trabajador.
• Movimientos ante las entidades encargadas para hacer efectivas: incapacidades, altas, bajas, etc.
• Acompañamiento de profesionales expertos en el tema contable, laboral y fiscal.
• Contratación de personal.

¿Cómo elegir un proveedor de Outsourcing de Nómina?

Como vimos anteriormente, externalizar la gestión de nómina es una inversión que ofrece grandes beneficios para la empresa. Pues un proveedor de este servicio cuenta con una amplia experiencia y conocimiento sobre el uso tecnológico en la gestión de nóminas.

Es importante que, al momento de elegir el mejor proveedor de outsourcing de nómina, tengas en cuenta los años de experiencia en el mercado, sus clientes, su catálogo de servicios y el presupuesto de los mismos.

Asegúrate que la empresa que contrates te brinde la confianza y las garantías necesarias para cumplir con todos tus requerimientos, principalmente en cuanto a la protección de datos.

Ahora que ya conoces todo sobre el outsourcing de nómina, podrás tomar la decisión de contratar este servicio para tu empresa. De igual forma, no olvides investigar la empresa a la cual le delegarás las actividades de la gestión de nómina y la administración de personal.