IMPORTANCIA DE LA NÓMINA ELECTRÓNICA EN COLOMBIA

junio 30, 2021

La nómina electrónica ha venido a asumir, lo que haría una factura en papel y en estos tiempos de virtualidad, es de suma importancia. No actuar así es quedarse atrás en el tiempo de cara a los trabajadores y a la imagen de la empresa.

¿Por qué es importante?

Porque es una exigencia legal. Con la Resolución 000013 con fecha del 11 de febrero de 2021, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) busca promover el uso de este documento digital en toda Colombia.

Es decir, que para los efectos de la DIAN, la nómina electrónica puede ser el equivalente de un comprobante de pago que tiene la empresa para con sus empleados.

Debe tener toda la información que se reporta usualmente al Sistema de Seguridad Social, el dato de cada empleado, el sueldo que devengan, las deducciones, retenciones, incapacidades y el neto a pagar.

Todo esto fue implementado por la DIAN desde marzo del 2021 y creen que ayudará a las empresas colombianas a generar una transformación del control tributario a través de la digitalización, como también ayudar al ambiente, por el ahorro de papel.

¿Quiénes tienen que generarla?

Todas aquellas empresas o personas naturales que estén sujetas al pago del impuesto sobre la renta y el IVA que realicen pagos o abonos a otras personas por su relación laboral o legal. Pero calma, que habrá plazos para poder ‘migrar’ tu negocio a la digitalización de forma correcta.

Empresas que tengan entre 1 y 10 empleados: tendrán como fecha máxima el 1 de diciembre del 2021.
Empresas desde 11 hasta 100 empleados: podrán generar su nómina electrónica hasta el 1 de noviembre de 2021.
Empresas entre 101 y 250 empleados: dispondrán hasta el 1 de octubre de 2021 para migrar a la nómina electrónica.
Empresas con más de 250 empleados: la fecha máxima para poder generar su nómina ‘digital’ será hasta el 1 de septiembre del 2021.

Todas las empresas deberán habilitar un registro en el servicio informático electrónico de la DIAN, que iniciará el próximo 1 de agosto del 2021.

Requisitos para emitir nóminas electrónicas en Colombia

Se debe contar con la habilitación por parte de la DIAN para poder generar y transmitir las nóminas electrónicas y las notas de ajuste del documento de soporte de nóminas electrónicas.
Tener la firma digital.

Eso sí, es un proceso que podrás hacer tú mismo, siguiendo todos los requisitos y exigencias de la DIAN. No obstante, puedes buscar un proveedor, que con un software pueda ayudarte a cumplir con tu obligación tributaria sin mayor complicación.

¿Cómo reportar? Lo podrás hacer en 4 pasos; el primero es generar un soporte de pago para cada empleado, luego debes enviar todos los soportes a la DIAN tras haber hecho la liquidación de la nómina. La DIAN deberá validar la información y si debes hacerle ajuste, te notificará. Por último, podrás consultarlo en el portal oficial que será habilitado para ello.

La DIAN confirmó que hará un ‘piloto’ con los operadores tecnológicos que probará el funcionamiento del sistema de nómina, con este método podrán verificar que la plataforma arranque sin inconvenientes durante el segundo semestre del año.

¿Qué datos debe tener tu documento ‘digital’? Según detalla el portal oficial de la DIAN «debe tener todos los valores devengados de nómina, los valores deducidos y el valor total de la diferencia de los mismos».

Debes tener claro, que es un documento que, por ley, estarás obligado a emitirlo en un plazo durante los primeros 10 días del mes, cuando corresponde el pago generado por la relación laboral existente.

¿Es nuevo esto en Colombia? La verdad es que no, la facturación electrónica cumplió 25 años en la legislación tributaria colombiana, solo que ahora será una exigencia del país, que busca una transformación a lo digital.