GUÍA PRÁCTICA PARA CALCULAR LA NÓMINA DE UN TRABAJADOR

Calcular la nómina de un trabajador es un proceso muy importante dentro del área de recursos humanos. En este documento se especifica el valor del salario, pagos adicionales y las respectivas deducciones.

Es importante conocer el panorama de todos los empleados y de sus circunstancias tales como: horas extras, licencias, incapacidades, entre otras. Aunque parezca una labor sencilla, muchas empresas hoy en día prefieren optar por externalizar su administración de nómina.

Este artículo te enseñaremos una guía práctica para calcular la nómina bajo la legislación colombiana:

Conceptos que debes saber antes de calcular la nómina

Antes de empezar a liquidar la nómina de un trabajador debes tener en cuenta los siguientes términos que se manejan dentro de este proceso:

Devengado

La acción de devengar hace referencia al derecho que tiene un empleado a recibir una retribución por brindar un servicio y/o desarrollar un trabajo, en el cual se incluye:

Salario: remuneración periódica que recibe el empleado como contraprestación de un trabajo realizado.

Auxilio de transporte:  auxilio económico para los trabajadores que devengan menos de dos salarios mínimos mensuales, cuya finalidad es facilitarle recursos para la movilización hacia su trabajo.

Horas extras y recargos: suma adicional que se les paga a los empleados que realizaron labores en tiempo extra al establecido en su horario laboral, en jornadas diurnas, nocturnas, festivas y/o dominicales.

Comisiones: monto en el cual se le reconoce al empleado su trabajo por cumplir con ciertos objetivos definidos. Ej. La venta de un carro.

 Viáticos:  sumas de dinero que el empleador reconoce a los trabajadores para cubrir los gastos que estos pueden tener para el cumplimiento de sus funciones, por ejemplo, gastos de transporte, manutención y alojamiento.

En “devengado” también incluirían demás conceptos que sean pagados al empleado, ya sean salariales o no salariales, como bonificaciones, auxilios, vales, entre otros.

Deducciones

Son aquellos valores que el empleador descuenta a su empleado como parte de la relación laboral. Unos son obligatorios según la legislación colombiana y otros pueden ser acordados por el empleador y el empleado en conjunto.

Seguridad social por parte del empleado:  al empleado se le debe descontar 4% para salud y 4% para pensión del salario devengado, en los casos que el salario devengado por el empleado sea superior a 4 salarios mínimos mensuales, se le descontará además el fondo de solidaridad pensiones que puede ser entre el rango del 1% y 2% según el ingreso.

Libranzas: este es un préstamo o crédito que otorga una entidad financiera, la cual tiene un convenio con la empresa, por lo que las cuotas serán descontadas directamente del devengado del empleado.

Embargos: en disposiciones de las autoridades judiciales, el salario de un empleado puede ser embargado dado a obligaciones financieras que no ha cumplido, por cuotas alimentarias no pagadas o cualquier otra estipulada por los juzgados y las leyes.

Obligaciones con el empleador:  el empleado puede solicitar anticipos o préstamos a su empleador, siendo acordado por ambas partes monto el cual podrá descontarse de la nómina.

Nota: El neto pagado será el resultado de restar las deducciones al total devengado.

Pagos que debe realizar el empleador al calcular la nómina

El empleador también tendrá que asumir algunos gastos por concepto de la relación laboral: 

Seguridad Social y Parafiscales

El empleador debe calcular el valor que le corresponde a su costo de seguridad social, el cual se determina con base al salario del empleado, aplicando los siguientes porcentajes según la entidad:

• EPS (Empresa Promotora de Salud): 0% o 8.5%; si el trabajador devenga menos de 10 salarios mínimos mensuales el aporte del empleador será 0.
• AFP (Administradora de Fondo de Pensiones): 12% o 22%; este último aplica para trabajadores que tenga actividades de alto riesgos estipulados por la ley.
• ARL (Administradora de Riesgo Laborales): dependerá del nivel de riesgo del trabajador, y estaría entre el 0.522% y el 6.960%

Por otra parte, están los parafiscales que deben ser pagados en su totalidad por el empleador, y corresponden a los siguientes:

• CCF (Caja de Compensación Familiar): 4%
• ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar): 0% o 3%; si el trabajador devenga menos de 10 salarios mínimos mensuales el aporte del empleador será 0.
• SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje): 0% o 2%; si el trabajador devenga menos de 10 salarios mínimos mensuales el aporte del empleador será 0.

En la Planilla de Liquidación Integrada (PILA) se realiza la recaudación del dinero que se debe cancelar a cada entidad, tanto de seguridad social como de parafiscales, que corresponderá a la suma total (empleado + empleador) Por ejemplo, 16% para pensión en caso que el empleado pagué el 12% y el empleado el 4%.

Provisiones

Con respecto a las prestaciones sociales y las vacaciones, el empleador deberá ir provisionado mensualmente estos valores con la finalidad de tener un control real de los costos de nómina de la empresa.

Estas provisiones se deben calcular al realizar la liquidación de la nómina de la siguiente manera:

• Prima Legal de Servicios: 8.33%, no aplica si se trata de salario integral.
• Cesantías: 8.33%, no aplica si se trata de salario integral.
• Intereses de cesantías: 1%, no aplica si se trata de salario integral.
• Vacaciones: 4.17% (se excluye el auxilio de transporte de la base).

¿En qué momento se debe calcular la nómina?

La liquidación de la nómina se debe hacer de acuerdo a lo estipulado en el contrato de trabajo de cada uno de los empleados. Según sea el acuerdo de ambas partes el pago de la nómina se puede realizar semanal, quincenal o mensual.

Realizar la liquidación de la nómina puede requerir esfuerzo, por lo que puedes optar por el servicio de outsourcing de nómina, el cual te puede brindar un servicio especializado de la mano de profesionales expertos y tecnología para administrar, gestionar y realizar los pagos a tus empleados conforme a las normativas vigentes, a través de plataformas y software de recursos humanos que optimizan todos los procesos. Tu empresa se podrá liberar de esta gestión para que logre enfocarse en los objetivos primordiales del negocio.