¿EN QUÉ CONSISTE LA GESTIÓN DE NÓMINA?

agosto 16, 2021

La gestión de nómina es un proceso integral en el cual se ejecutan todas las actividades relacionadas con el pago a los trabajadores, pagos al sistema de seguridad social, contabilización y demás reportes a las entidades de control. Este proceso está tomando mayor importancia en las organizaciones, no solo por los problemas internos que pueden generar una mala liquidación o un pago errado a los trabajadores, también por la enorme normatividad con la que se debe cumplir.

En qué consiste la gestión de nómina

Para que puedas llevar a cabo esta función tan importante de una manera eficaz, debes tomar en consideración los siguientes factores al momento de realizar la gestión de nómina de tu empresa.

1. Cumplimiento de las normativas

En relación con los temas laborales, debes estar muy bien documentado y actualizando sobre las leyes vigentes, en Colombia todos los años existen cambios legales, ya sea en el ámbito tributario, laboral  o en materia de seguridad social, por lo tanto, es necesario tener una fuente confiable y permanente que nos esté informando de todos los ajustes que debemos hacer en nuestro proceso de liquidación.

2. Manejo de confidencialidad

La información personal y laboral de los trabajadores es confidencial, así lo establece la ley tanto en Colombia como en varios países de la región, por lo tanto, se debe establecer los mecanismos que garanticen la protección  de dicha información y el tratamiento de datos personales.

3. Comunicación permanente

Los colaboradores tienen derecho a estar al tanto de los cambios en los reglamentos, políticas y leyes, en especial si esto impacta, de algún modo, en el pago de sus beneficios laborales.

Mantener la línea de comunicación abierta permitirá resolver inquietudes y no dejará a los empleados con una sensación de incertidumbre o sentimientos de inseguridad frente al cómo se está realizando la gestión de nómina.

Un buen ejercicio que sugerimos como ejemplo es capacitar al personal en lo referente a retención en la fuente sobre salarios, este es un tema complejo de entender. Sin embargo, si nuestro equipo de trabajo conoce al respecto, podrá disminuir el descuento por este concepto y/o podrá hacer una mejor planeación de su declaración de renta.

Qué es gestión de nómina

4. Cumplir con los aportes al sistema de Seguridad Social y parafiscales

El retraso en el pago de estas contribuciones puede traer, como consecuencia, que se suspendan los servicios  a los empleados y a sus familias, también podría generar el no pago de incapacidades y en el peor de los casos sanciones y sobrecostos por demandas laborales.

5. Calcular correctamente todos los conceptos

Un sistema de nómina bien parametrizado garantizará un cálculo correcto, sin embargo, periódicamente se debe realizar auditorías que nos permitan evidenciar que todos los conceptos se están liquidando correctamente. Recomendamos hacer una revisión bajo los parámetros que utiliza la UGPP, de esta manera estaremos tranquilos cuando recibamos una visita de esta entidad.

6. Asegurarse de cumplir con los lineamientos de la UGPP

La Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) se encarga de auditar a las empresas para que cumplan con sus obligaciones relacionadas con el pago correcto de la Seguridad Social y Aportes Parafiscales.

En los últimos años, la UGPP ha sancionado a miles de empresas por la evasión u omisión en el pago de aportes al sistema de seguridad social, por esta razón, es de vital importancia que tomemos las medidas necesarias para el cumplimiento de todas las normas en esta materia. Aunque la administración de nómina parece una labor sencilla no lo es, existen muchas reglas de juego que debes cumplir y riesgos importantes que debes mitigar para no exponer a tu empresa, por esta razón, la tercerización de nómina  podría ser una alternativa si no tienes los recursos necesarios para ejecutar el proceso correctamente.


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