CONSEJOS PARA REALIZAR LA GESTIÓN DE NÓMINA EN TU EMPRESA

Dentro de la gestión de recursos humanos, la nómina es una de las obligaciones principales que tiene una organización frente a las relaciones contractuales con sus trabajadores. Esta tarea administrativa puede ser compleja en la medida en que el negocio crece y el número de sus colaboradores aumenta, sin embargo, gracias a las nuevas tecnologías es posible realizar la gestión de nómina en tu empresa de manera eficiente.

Estos son los 11 factores primordiales que se deben tener en cuenta a la hora de gestionar tu nómina:

1. La confidencialidad y la gestión adecuada de la información recolectada para el proceso de nómina. Se debe tener protegida la información personal y laboral de cada trabajador, adicionalmente las empresas deben llevar un historial organizado para evitar inconvenientes con los pagos.

2. Cumplir con las fechas de pago definidas en el contrato de trabajo que se firma con los empleados.

3. Cumplir con todos los requisitos y normativas vigentes a la hora de pagar correctamente el salario de los empleados, con la finalidad de garantizar la protección de los derechos de los trabajadores.

4. Cumplir con los lineamientos de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP). En la gestión de nómina se debe revisar que se efectúe el pago correcto de la Seguridad Social y Parafiscales.

5. Implementar un proceso de auditoría interna para garantizar que los pagos se realicen mensualmente sin ningún error. El cumplimiento de los pagos será clave frente al bienestar de los empleados y su tranquilidad.

6. Mantenerse al día con la legislación laboral. Los cambios en la regulación pueden afectar la manera en que gestionas la nómina, por lo que debes tener claras las políticas de beneficios legales y extralegales que tiene la empresa.

7. Se debe dar respuesta ágil y oportuna a los requerimientos de los entes de control como la UGPP, DIAN, DANE y el Ministerio de Trabajo entre otros.

8. En el mercado puedes encontrar software HCM para gestionar las nóminas de manera automatizada, simplificando tareas administrativas y disminuyendo la carga laboral que puede recaer en el área de recursos humanos.

9. Verifica que el software de gestión de nómina que uses (Software HCM), esté debidamente parametrizado para evitar errores, los cuales pueden significar demandas por parte de los ex colaboradores y sanciones por parte de los entes de control.

Si tienes un software de nómina bien parametrizado podrás disminuir el margen de error en el cálculo de la nómina, seguridad social y demás subprocesos.

10. Contrata un proveedor que te dé soporte en el uso del software de nómina. Si tienes cualquier duda o consulta esperas contar con una atención inmediata del área de soporte del proveedor del software, por esa razón debes evaluar muy bien la empresa que vas a contratar para este servicio.

11.Tercerización de nómina. Una opción que también puedes considerar es externalizar tu gestión de nómina. Con la ayuda de expertos en la materia podrás dejar en sus manos la administración de nómina.

Para finalizar, delegar el manejo de este proceso tan importante en un outsourcing de nómina no sólo te permitirá enfocarte en el core de tu negocio, adicionalmente, te ayudará a disminuir costos fijos y acceder a especialistas en el campo laboral, en seguridad social, impuestos, entre otras especialidades. Esperamos que estos consejos para realizar la gestión de nómina en tu empresa te hayan sido útiles.