CONOCE CUÁLES SON LOS LINEAMIENTOS PARA IMPLEMENTAR LA NÓMINA ELECTRÓNICA EN TU EMPRESA

abril 28, 2021

Hoy en día las empresas colombianas están obligadas a realizar la nómina electrónica, de acuerdo con la decisión de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

¿Qué es la nómina electrónica?

Es un documento digital que soporta el pago realizado por los empleadores a sus empleados y que de esta manera busca facilitar esa importante función que se desempeña en el sector empresarial. Es contemplada por la DIAN como un complemento a la facturación electrónica, con el fin de dar cumplimiento al parágrafo 6 del artículo 616 del Estatuto Tributario.

En diciembre dicha entidad emitió un proyecto en el cual se estipulan lineamientos referentes a la Nómina Electrónica.

¿Qué contiene este documento?

En primer lugar, indica que las empresas deben generar un soporte de pago de Nómina Electrónica en el que se soporten costos, deducciones o impuestos descontables, y que se derivan de los pagos que se realizan en una relación laboral, legal y reglamentaria. Para tal fin, se generará un Código Único Documento soporte de pago – CUNE (Similar al CUFE que tiene Factura Electrónica tradicional).

Para realizar este proceso, las empresas deben disponer de un contenedor electrónico en el que se incluye la información de cada uno de los documentos soporte de pago de la planilla electrónica y las notas de ajuste. Se debe emitir por cada uno de los beneficiarios del pago.

En segundo lugar, hay que tener en cuenta que este proceso se debe llevar de forma mensual, acumulando la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral, legal y reglamentaria

En tercer lugar, es pertinente indicar que las empresas deben generar un documento de Soporte de Pago de la plantilla electrónica, que es el soporte de costos y deducciones del impuesto a la renta derivados del pago de nómina o prestación de servicios; está compuesto por los valores devengados, los valores deducidos y el valor total de la diferencia de estos.

Las personas que requieran este documento como soporte de costos, gastos y deducciones, lo deben remitir a la DIAN para su respectiva validación.

Por último, se establece la creación de documentos electrónicos para realizar ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica en caso de errores aritméticos o de contenido; para ese fin se debe tener en cuenta las condiciones, los términos y los mecanismos que establezca la DIAN.

Para llevar a cabo este proceso se debe tener en cuenta el calendario que establece las fechas de habilitación y de transmisión, según la cantidad de empleados de cada empresa.

La fecha de habilitación para todas las empresas es el 31 de mayo y la implementación de acuerdo al número de empleados es la siguiente:

  1. Para empresas con más de 251 empleados: inicia la habilitación el 31 de mayo del 2021 hasta el 01 de julio de 2021.
  2. De 101 a 250 empleados: inicia la habilitación el 31 de mayo del 2021 hasta el 01 de agosto de 2021.
  3. De 11 a 100 empleados: inicia la habilitación el 31 de mayo del 2021 hasta el 01 de septiembre de 2021.
  4. De 4 a 10 empleados: inicia la habilitación el 31 de mayo del 2021 hasta el 01 de octubre de 2021.
  5. De 2 a 3 empleados: inicia la habilitación el 31 de mayo del 2021 hasta el 01 de noviembre de 2021.
  6. Con 1 empleado: inicia la habilitación el 31 de mayo del 2021 hasta el 01 de diciembre de 2021.

Indudablemente este requisito legal para el mundo empresarial será mucho más fácil en su cumplimiento si se dispone de herramientas tecnológicas que permiten reducir el tiempo y ser más eficientes en la gestión.

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